تجميع الإرساليات: الإرساليات الرئيسية

تجمع الإرسالية الرئيسية في ملف واحد إرساليات عدة مرسِلين تُنقل معاً: فهي الحجز أو عملية تجميع الإرساليات لدى وكيل الشحن أو المجمِّع أو الوكيل الملاحي. وتحتفظ بالحجز، والمستند الرئيسي —بوليصة الشحن البحري أو بوليصة الشحن الجوي الرئيسية—، والموانئ أو المطارات، وحركة النقل المحددة، والأطراف، والمراجع، وتربط بها الإرساليات الفرعية ووحدات النقل التي تحملها.

وتظل كل إرسالية فرعية تابعة للمرسِل الذي صرّح بها: فإلحاقها لا ينسخ بياناتها، بل يربطها، ولذلك تطبع مستندات التجميع ما صُرِّح به بالضبط. كما تمرّ الإرسالية الرئيسية بمسار اعتماد —مسودة، ومقدَّمة، وطُلبت معلومات، ومعتمدة مبدئياً، ومستندات نهائية، ومعتمدة— يُسجَّل في سجلّها التاريخي.

وهناك أربعة أنواع، يحدد كلٌّ منها اللائحة التنظيمية المنطبقة: التجميع البري (ADR)، والتجميع البحري وفق IMDG بالشحن المجمَّع (LCL) أو بالحاوية الكاملة (FCL)، والتجميع الجوي (IATA).

يتضمن بيان تجميع الإرساليات قائمة بالإرساليات الفرعية لإرسالية رئيسية، مع مرسِليها والمرسَل إليهم وطرودها والإشارة إلى البضائع الخطرة. وهو المستند الذي ينتظره الخط الملاحي أو شركة الطيران مع الشحنة المجمَّعة.

1. افتحوا تجميع الإرساليات ثم الإرساليات الرئيسية، واضغطوا على جديد.
2. في علامة التبويب البيانات العامة، اختاروا نوع التجميع، الذي لا يمكن تغييره لاحقاً، والمجمِّع، وتحققوا من التاريخ ومركز العمل. وإذا كانت متوفرة لديكم، فسجّلوا الحجز، والمستند الرئيسي، وموانئ أو مطارات التحميل والتفريغ، وحركة النقل المحددة.
3. اضغطوا على حفظ التغييرات: فيخصّص التطبيق الرقم ويفتح علامة التبويب الإرساليات.
4. اضغطوا على إلحاق، وحدّدوا في نافذة اختيار الإرساليات الإرساليات التي تُنقل ضمن الشحنة المجمَّعة، ثم اضغطوا على إلحاق.
5. انتقلوا إلى علامة التبويب المستندات.
6. حدّدوا بيان تجميع الإرساليات، واختاروا التنسيق واللغة، ثم اضغطوا على توليد.

وتعرض نافذة الاختيار الإرساليات الخاضعة للائحة التنظيمية نفسها التي لا تنتمي بعدُ إلى إرسالية رئيسية أخرى. أما الإرساليات التي يرسلها إليكم عملاؤكم، فتصل إلى تجميع الإرساليات ثم الطلبات المستلَمة، حيث تُقبل وتُلحق باستخدام قبول وإلحاق. وفي النقل الجوي، يتضمن البيان المستندات الفرعية والرئيسية والإشارة إلى البضائع الخطرة، وفق ما تشترطه الفقرة 8.1.2.4 من لوائح البضائع الخطرة الصادرة عن IATA للشحنة المجمَّعة.

تجمع قائمة الحاويات وحدات النقل الخاصة بالإرسالية الرئيسية مع بيانات تعريفها وأختامها وكتلها وحالة تحميلها، وتبيّن الوحدات المشتركة مع إرسالية رئيسية أخرى.

1. افتحوا تجميع الإرساليات ثم الإرساليات الرئيسية، واختاروا الإرسالية الرئيسية لتعديلها.
2. تحققوا في علامة التبويب الوحدات من إلحاق جميع وحدات الإرسالية الرئيسية.
3. انتقلوا إلى علامة التبويب المستندات.
4. حدّدوا قائمة الحاويات واضغطوا على توليد.

ولا توجد هذه القائمة إلا في عمليات التجميع البحري: ففي التجميع البري أو الجوي تظهر الخانة، لكن لا يمكن تحديدها.

تبيّن قائمة التعبئة ما وُضع في كل وحدة: أي إرسالية فرعية، وعدد الطرود من كل بند، وفي أي موضع، كي يعرف المستلِم ما ينتظره عند فتح الأبواب.

1. افتحوا تجميع الإرساليات ثم الإرساليات الرئيسية، واختاروا الإرسالية الرئيسية لتعديلها.
2. انتقلوا إلى علامة التبويب المستندات.
3. حدّدوا قائمة التعبئة واضغطوا على توليد.

ويُصدر التطبيق قائمة لكل وحدة مخصصة للإرسالية الرئيسية. وإذا كانت إرسالية ما تُنقل موزَّعة على عدة وحدات، تبيّن القائمة كل جزء مع الطرود المقابلة له، وتبقى مجاميع البند كما هي.

يجمّع كشف التحميل الحمولة حسب المرسِل، مع طرود كل إرسالية وكتلتها الإجمالية وحجمها، والمجاميع. وهو ما تستخدمه المحطة لمعرفة ما سيصل وبأي ترتيب.

1. افتحوا تجميع الإرساليات ثم الإرساليات الرئيسية، واختاروا الإرسالية الرئيسية لتعديلها.
2. تحققوا في علامة التبويب البيانات العامة من تسجيل حركة النقل المحددة، ومن أن لحركة النقل هذه مُقِرّاً مسجَّلاً بشركته واسمه.
3. انتقلوا إلى علامة التبويب المستندات.
4. حدّدوا كشف تحميل التجميع حسب المرسِل واضغطوا على توليد.

وهذا الكشف هو كشف حركة النقل المحددة: إذ يشمل كل ما يُنقل فيها، أياً كانت الإرسالية الرئيسية التي تنتمي إليها كل إرسالية. ويمكن إصدار الكشف نفسه من علامة التبويب المستندات الخاصة بالرحلة.

تجمع ورقة البيانات ما يجب إدخاله في المستند الرئيسي —بوليصة الشحن البحري في النقل البحري أو بوليصة الشحن الجوي الرئيسية في النقل الجوي—، مرتَّباً تحت عناوين ذلك المستند: المرسِل، والمرسَل إليه، والناقل، والموانئ أو المطارات، وطبيعة البضائع وكميتها، ومعلومات المناولة.

1. افتحوا تجميع الإرساليات ثم الإرساليات الرئيسية، واختاروا الإرسالية الرئيسية لتعديلها.
2. تحققوا في علامة التبويب البيانات العامة من تسجيل رقم المستند الرئيسي.
3. انتقلوا إلى علامة التبويب المستندات.
4. حدّدوا ورقة بيانات المستند الرئيسي واضغطوا على توليد.

ولا تحل هذه الورقة محل المستند الرئيسي: بل هي الملخص الذي يتيح لكم ملأه دون الرجوع إلى كل إرسالية فرعية.