Ομαδοποίηση: κύριες αποστολές

Η κύρια αποστολή συγκεντρώνει σε έναν φάκελο τις αποστολές πολλών αποστολέων που ταξιδεύουν μαζί: είναι η κράτηση ή η ομαδοποίηση του διαμεταφορέα, του ομαδοποιητή ή του ναυτικού πράκτορα. Διατηρεί την κράτηση, το κύριο έγγραφο —τη θαλάσσια φορτωτική ή την κύρια αεροπορική φορτωτική—, τους λιμένες ή τους αερολιμένες, το ορισθέν δρομολόγιο, τα μέρη και τα στοιχεία αναφοράς, και συνδέει τις επιμέρους αποστολές και τις μονάδες μεταφοράς που τις μεταφέρουν.

Κάθε επιμέρους αποστολή εξακολουθεί να ανήκει στον αποστολέα που τη δήλωσε: η επισύναψή της δεν αντιγράφει τα δεδομένα της αλλά τη συνδέει, ώστε τα έγγραφα της ομαδοποίησης να τυπώνουν ακριβώς ό,τι δηλώθηκε. Η κύρια αποστολή ακολουθεί επίσης μια διαδικασία έγκρισης —πρόχειρο, υποβολή, αίτημα πληροφοριών, προέγκριση, οριστική τεκμηρίωση και έγκριση—, η οποία καταγράφεται στο ιστορικό της.

Υπάρχουν τέσσερις τύποι, οι οποίοι καθορίζουν τον κανονισμό: οδική ομαδοποίηση (ADR), θαλάσσια ομαδοποίηση με τμηματικό φορτίο εμπορευματοκιβωτίου (LCL) ή με πλήρες φορτίο εμπορευματοκιβωτίου (FCL) (IMDG) και αεροπορική ομαδοποίηση (IATA).

Το δηλωτικό ομαδοποίησης απαριθμεί τις επιμέρους αποστολές μιας κύριας αποστολής με τους αποστολείς, τους παραλήπτες, τα κόλα τους και την ένδειξη επικίνδυνων εμπορευμάτων. Είναι το έγγραφο που αναμένει η ναυτιλιακή ή η αεροπορική εταιρεία μαζί με την ομαδοποίηση.

1. Στην ενότητα Ομαδοποίηση, ανοίξτε την επιλογή Κύριες αποστολές και πατήστε Νέο.
2. Στην καρτέλα Γενικά στοιχεία, επιλέξτε τον τύπο στο πεδίο Τύπος ομαδοποίησης φορτίων, ο οποίος δεν μπορεί να αλλάξει αργότερα, και τον ομαδοποιητή στο πεδίο Ομαδοποιητής, και ελέγξτε τα πεδία Ημερομηνία και Χώρος εργασίας. Αν τα διαθέτετε, καταχωρίστε την Κράτηση, το Κύριο έγγραφο, τους λιμένες ή αερολιμένες φόρτωσης και εκφόρτωσης και το Ορισθέν δρομολόγιο.
3. Πατήστε Αποθήκευση αλλαγών: η εφαρμογή αποδίδει τον αριθμό και ανοίγει την καρτέλα Αποστολές.
4. Πατήστε Επισύναψη, επιλέξτε στο παράθυρο Επιλογή αποστολών τις αποστολές που ταξιδεύουν στην ομαδοποίηση και πατήστε Επισύναψη.
5. Μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα.
6. Επιλέξτε Δηλωτικό ομαδοποίησης, ορίστε τη μορφή και τη γλώσσα και πατήστε Δημιουργία.

Το παράθυρο επιλογής προσφέρει τις αποστολές του ίδιου κανονισμού που δεν ανήκουν ακόμη σε άλλη κύρια αποστολή. Οι αποστολές που σας στέλνουν οι πελάτες σας φθάνουν στην ενότητα Ομαδοποίηση, στην επιλογή Ληφθέντα αιτήματα, όπου γίνονται δεκτές και επισυνάπτονται με το κουμπί Αποδοχή και επισύναψη. Στις αεροπορικές μεταφορές, το δηλωτικό φέρει τα επιμέρους και τα κύρια έγγραφα και την ένδειξη επικίνδυνων εμπορευμάτων που απαιτεί το 8.1.2.4 των IATA DGR για μια ομαδοποίηση.

Ο κατάλογος εμπορευματοκιβωτίων συγκεντρώνει τις μονάδες μεταφοράς της κύριας αποστολής με την αναγνώριση, τις σφραγίδες, τις μάζες και την κατάσταση φόρτωσής τους και αναφέρει ποιες μοιράζονται με άλλη κύρια αποστολή.

1. Στην ενότητα Ομαδοποίηση, ανοίξτε την επιλογή Κύριες αποστολές και επεξεργαστείτε την κύρια αποστολή.
2. Ελέγξτε στην καρτέλα Μονάδες ότι έχουν επισυναφθεί όλες οι μονάδες της κύριας αποστολής.
3. Μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα.
4. Επιλέξτε Κατάλογος εμπορευματοκιβωτίων και πατήστε Δημιουργία.

Ο κατάλογος υπάρχει μόνο για τις θαλάσσιες ομαδοποιήσεις: σε μια οδική ή αεροπορική ομαδοποίηση το πλαίσιο εμφανίζεται, αλλά δεν μπορεί να επιλεγεί.

Ο κατάλογος συσκευασίας δείχνει τι φορτώθηκε σε κάθε μονάδα: ποια επιμέρους αποστολή, πόσα κόλα από κάθε γραμμή και σε ποια θέση, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει τι θα βρει όταν ανοίξουν οι πόρτες.

1. Στην ενότητα Ομαδοποίηση, ανοίξτε την επιλογή Κύριες αποστολές και επεξεργαστείτε την κύρια αποστολή.
2. Μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα.
3. Επιλέξτε Κατάλογος συσκευασίας και πατήστε Δημιουργία.

Η εφαρμογή εκδίδει έναν κατάλογο για κάθε μονάδα που έχει ανατεθεί στην κύρια αποστολή. Αν μια αποστολή ταξιδεύει κατανεμημένη σε πολλές μονάδες, ο κατάλογος δείχνει κάθε τμήμα με τα κόλα που του αντιστοιχούν και τα σύνολα της γραμμής διατηρούνται.

Το φύλλο φόρτωσης ομαδοποιεί το φορτίο ανά αποστολέα, με τα κόλα, το μεικτό βάρος και τον όγκο κάθε αποστολής, καθώς και τα σύνολα. Είναι αυτό που χρησιμοποιεί ο τερματικός σταθμός για να γνωρίζει τι φθάνει και με ποια σειρά.

1. Στην ενότητα Ομαδοποίηση, ανοίξτε την επιλογή Κύριες αποστολές και επεξεργαστείτε την κύρια αποστολή.
2. Ελέγξτε στην καρτέλα Γενικά στοιχεία ότι έχει καταχωριστεί το Ορισθέν δρομολόγιο και ότι το δρομολόγιο αυτό έχει δηλούντα, με επιχείρηση και όνομα.
3. Μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα.
4. Επιλέξτε Φύλλο φόρτωσης ομαδοποίησης ανά αποστολέα και πατήστε Δημιουργία.

Το φύλλο είναι εκείνο του ορισθέντος δρομολογίου: καλύπτει όλα όσα ταξιδεύουν σε αυτό, από όποια κύρια αποστολή κι αν προέρχεται κάθε αποστολή. Το ίδιο φύλλο μπορεί να εκδοθεί από την καρτέλα Έγγραφα του δρομολογίου.

Το φύλλο δεδομένων συγκεντρώνει ό,τι πρέπει να πληκτρολογηθεί στο κύριο έγγραφο —τη θαλάσσια φορτωτική στις θαλάσσιες μεταφορές ή την κύρια αεροπορική φορτωτική στις αεροπορικές—, ομαδοποιημένο κάτω από τις επικεφαλίδες του εγγράφου αυτού: αποστολέας, παραλήπτης, μεταφορέας, λιμένες ή αερολιμένες, φύση και ποσότητα των εμπορευμάτων και πληροφορίες διακίνησης.

1. Στην ενότητα Ομαδοποίηση, ανοίξτε την επιλογή Κύριες αποστολές και επεξεργαστείτε την κύρια αποστολή.
2. Ελέγξτε στην καρτέλα Γενικά στοιχεία ότι έχει καταχωριστεί ο αριθμός στο πεδίο Κύριο έγγραφο.
3. Μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα.
4. Επιλέξτε Φύλλο δεδομένων κύριου εγγράφου και πατήστε Δημιουργία.

Το φύλλο δεν αντικαθιστά το κύριο έγγραφο: είναι η σύνοψη που σας επιτρέπει να το συμπληρώσετε χωρίς να ανατρέξετε ξανά σε κάθε επιμέρους αποστολή.