Koonti: päälähetykset

Päälähetys kokoaa yhteen useiden lähettäjien lähetykset, jotka kulkevat yhdessä: se on huolitsijan, koontilähetyksen kokoajan tai laivanselvittäjän varaus tai koonti. Siihen tallennetaan varaus, pääasiakirja – konossementti tai päälentorahtikirja –, satamat tai lentoasemat, nimetty kuljetus, osapuolet ja viitteet, ja siihen linkitetään osalähetykset ja niitä kuljettavat kuljetusyksiköt.

Kukin osalähetys kuuluu edelleen sen ilmoittaneelle lähettäjälle: liittäminen ei kopioi sen tietoja vaan linkittää sen, joten koonnin asiakirjoihin tulostuu täsmälleen se, mitä ilmoitettiin. Päälähetys kulkee lisäksi hyväksyntäketjun läpi – luonnos, toimitettu, tietoja pyydetty, alustavasti hyväksytty, lopulliset asiakirjat ja hyväksytty –, ja ketjun vaiheet kirjataan päälähetyksen historiaan.

Tyyppejä on neljä, ja tyyppi määrää sovellettavan määräyksen: tiekuljetusten koonti (ADR), merikuljetusten osakonttikuorma (LCL) tai täysi konttikuorma (FCL) (IMDG) sekä lentokuljetusten koonti (IATA).

Koontilastiluettelossa luetellaan päälähetyksen osalähetykset lähettäjineen, vastaanottajineen ja kolleineen sekä maininta vaarallisista aineista. Se on asiakirja, jota varustamo tai lentoyhtiö edellyttää koonnin mukana.

1. Avataan Koonti-valikko, valitaan Päälähetykset ja painetaan Uusi-painiketta.
2. Valitaan Yleistiedot-välilehdellä Koonnin tyyppi, jota ei voi myöhemmin muuttaa, ja Koontilähetyksen kokoaja sekä tarkistetaan Päivämäärä ja Toimipaikka. Jos tiedot ovat käytettävissä, kirjataan Varaus, Pääasiakirja, lastaus- ja purkusatama tai -lentoasema sekä Nimetty kuljetus.
3. Painetaan Tallenna muutokset -painiketta: sovellus antaa päälähetykselle numeron ja avaa Lähetykset-välilehden.
4. Painetaan Liitä-painiketta, valitaan Lähetysten valinta -ikkunassa koonnissa kulkevat lähetykset ja painetaan Liitä-painiketta.
5. Siirrytään Asiakirjat-välilehdelle.
6. Valitaan Koontilastiluettelo sekä tiedostomuoto ja kieli, ja painetaan Luo-painiketta.

Valintaikkunassa näkyvät saman määräyksen mukaiset lähetykset, jotka eivät vielä kuulu muuhun päälähetykseen. Asiakkaiden lähettämät lähetykset saapuvat Koonti-valikon kohtaan Vastaanotetut pyynnöt, jossa ne hyväksytään ja liitetään Hyväksy ja liitä -painikkeella. Lentokuljetuksissa koontilastiluettelossa ovat osalähetysten asiakirjat ja pääasiakirja sekä maininta vaarallisista aineista, jota IATA DGR:n kohta 8.1.2.4 edellyttää koonnilta.

Konttiluetteloon kootaan päälähetyksen kuljetusyksiköt tunnisteineen, sinetteineen, massoineen ja kuormaustiloineen, ja siitä näkyy, mitkä yksiköt ovat yhteisiä jonkin toisen päälähetyksen kanssa.

1. Avataan Koonti-valikko, valitaan Päälähetykset ja muokataan päälähetystä.
2. Tarkistetaan Yksiköt-välilehdeltä, että kaikki päälähetyksen yksiköt on liitetty.
3. Siirrytään Asiakirjat-välilehdelle.
4. Valitaan Konttiluettelo ja painetaan Luo-painiketta.

Luettelo on käytettävissä vain merikuljetusten koonneissa: tie- tai lentokuljetusten koonnissa valintaruutu näkyy, mutta sitä ei voi valita.

Pakkausluettelosta näkyy, mitä kuhunkin yksikköön on lastattu: mikä osalähetys, montako kollia kustakin rivistä ja missä ahtauspaikassa, jotta vastaanottaja tietää, mitä odottaa, kun ovet avataan.

1. Avataan Koonti-valikko, valitaan Päälähetykset ja muokataan päälähetystä.
2. Siirrytään Asiakirjat-välilehdelle.
3. Valitaan Pakkausluettelo ja painetaan Luo-painiketta.

Sovellus laatii oman luettelon kullekin päälähetykseen määritetylle yksikölle. Jos lähetys on jaettu useaan yksikköön, luettelossa näkyy kukin osa siihen kuuluvine kolleineen, ja rivin yhteismäärät säilyvät.

Lastausluettelo ryhmittelee kuorman lähettäjittäin, ja siinä ovat kunkin lähetyksen kollit, bruttomassa ja tilavuus sekä yhteismäärät. Sen avulla terminaali tietää, mitä on saapumassa ja missä järjestyksessä.

1. Avataan Koonti-valikko, valitaan Päälähetykset ja muokataan päälähetystä.
2. Tarkistetaan Yleistiedot-välilehdeltä, että Nimetty kuljetus on kirjattu ja että kyseiselle kuljetukselle on kirjattu ilmoittaja yrityksineen ja nimineen.
3. Siirrytään Asiakirjat-välilehdelle.
4. Valitaan Koonnin lastausluettelo lähettäjittäin ja painetaan Luo-painiketta.

Luettelo laaditaan nimetylle kuljetukselle: se kattaa kaiken, mikä kuljetuksessa kulkee, riippumatta siitä, mistä päälähetyksestä kukin lähetys on peräisin. Saman luettelon voi laatia myös matkan Asiakirjat-välilehdeltä.

Tietolomakkeeseen kootaan tiedot, jotka on kirjoitettava pääasiakirjaan – merikuljetuksissa konossementtiin ja lentokuljetuksissa päälentorahtikirjaan –, ryhmiteltyinä kyseisen asiakirjan otsikoiden mukaan: lähettäjä, vastaanottaja, kuljetuksen suorittaja, satamat tai lentoasemat, tavaran laatu ja määrä sekä käsittelytiedot.

1. Avataan Koonti-valikko, valitaan Päälähetykset ja muokataan päälähetystä.
2. Tarkistetaan Yleistiedot-välilehdeltä, että Pääasiakirja-kenttään on kirjattu numero.
3. Siirrytään Asiakirjat-välilehdelle.
4. Valitaan Pääasiakirjan tietolomake ja painetaan Luo-painiketta.

Tietolomake ei korvaa pääasiakirjaa: se on yhteenveto, jonka avulla pääasiakirja voidaan täyttää käymättä jokaista osalähetystä uudelleen läpi.