Rahtikirjat (CMR ja eCMR)

Rahtikirja on asiakirja, joka todistaa tiekuljetussopimuksen olemassaolon: kuka luovuttaa tavaran, kuka sen kuljettaa, mitä kuljetetaan ja millä ehdoin. DGAssistant laatii sen sovelluksessa jo olevasta lähetyksestä, joten osapuolia, ajoneuvoa, kuljettajaa ja tavaraa ei tarvitse näppäillä uudelleen.

Kansainvälistä rahtikirjaa (CMR) käytetään, kun tavaran kuljetettavaksi ottamisen paikka ja luovutuspaikka ovat eri maissa, ja kotimaan rahtikirjaa, kun molemmat ovat samassa maassa. Sovellus päättelee rahtikirjan tyypin paikkojen perusteella ja ratkaisee myös, annetaanko rahtikirja sähköisesti – jolloin se allekirjoitetaan ja sitä seurataan sähköisen rahtikirjan alustalla – vai paperisena. Kun tavara on vaarallista, ADR-rahtikirja kulkee rahtikirjan liitteenä.

1. Avataan Rahtikirjat ja painetaan Uusi-painiketta.
2. Uusi rahtikirja -ikkunassa luetellaan ADR-lähetykset; siinä napsautetaan lähetyksen numeroa Nro-sarakkeessa. Sovellus luo rahtikirjan luonnoksena, johon tulevat osapuolet, kuljetuksen suorittajat, ajoneuvo, kuljettaja ja yksi rivi kutakin lähetyksen nimikettä kohden, ja avaa Tiedot ja osapuolet -välilehden.
3. Täytetään Antopaikka ja Kuljetettavaksi ottamisen paikka -kohdan Tulostettava teksti, tarkistetaan Vastaanottaja ja painetaan Tallenna muutokset -painiketta.
4. Käydään läpi välilehdet Kuljetuksen suorittajat ja viitteet, Tavarat ja liitteet ja Ehdot: on oltava vähintään yksi kuljetuksen suorittaja, jonka tyyppi on Sopimuksen mukainen ja jolle on kirjattu Ajoneuvon rekisteritunnus, ja jokaisella tavararivillä on oltava Kollien lukumäärä ja Bruttomassa (kg).
5. Siirrytään Antaminen ja seuranta -välilehdelle ja painetaan Vahvista-painiketta, jolloin kaikki puuttuvat tai virheelliset tiedot luetellaan kerralla.
6. Kun tarkastuksen tulos on vihreä, painetaan Anna-painiketta.

Antotapa osoittaa, annetaanko rahtikirja sähköisesti vai paperisena; se määräytyy reitin ja tilin asetusten mukaan. Kun rahtikirja on annettu, sitä ei voi enää muuttaa: jos jokin muuttuu, rahtikirja peruutetaan ja annetaan uusi.

Luonnos on rahtikirja sellaisena kuin se on sovelluksessa ennen antamista. Luonnos käydään läpi asiakkaan kanssa, ja se tulostetaan, kun rahtikirja kulkee paperisena.

1. Avataan Rahtikirjat, valitaan rahtikirja luettelosta ja painetaan Muokkaa-painiketta.
2. Käydään läpi välilehdet Tiedot ja osapuolet, Kuljetuksen suorittajat ja viitteet, Tavarat ja liitteet ja Ehdot.
3. Siirrytään Antaminen ja seuranta -välilehdelle ja painetaan Vahvista-painiketta, jolloin kaikki puuttuvat tai virheelliset tiedot luetellaan kerralla; varoitukset, jotka eivät estä antamista, näkyvät keltaisina.
4. Palataan Rahtikirjat-luetteloon, valitaan rahtikirja ja valitaan Muut toiminnot -valikosta PDF-luonnos.

Ennen antamista PDF-tiedostoon on merkitty, että kyseessä on luonnos. Kun rahtikirja on annettu paperisena, sama toiminto tulostaa allekirjoitettavat kappaleet.

Kun rahtikirja on annettu ja allekirjoitettu, allekirjoitettu kopio on asiakirja, joka todistaa kuljetussopimuksen ja luovutuksen. Se säilytetään, ja se lähetetään sitä pyytävälle.

1. Avataan Rahtikirjat ja tarkistetaan luettelosta, että rahtikirjan tila on Luovutettu. Tilat saapuvat automaattisesti sähköisen rahtikirjan alustalta; Synkronoi-painiketta painetaan vain, jos luovutus ei vielä näy.
2. Valitaan rahtikirja ja valitaan Muut toiminnot -valikosta Allekirjoitettu PDF. Saman asiakirjan saa myös Antaminen ja seuranta -välilehden Allekirjoitettu PDF -painikkeella.

Sovellus tallentaa allekirjoitetun kopion automaattisesti, kun alusta ilmoittaa luovutuksesta; ennen kuin alusta on tuottanut sen, sovellus ilmoittaa, ettei se ole saatavilla. Kun rahtikirja kulkee paperisena, luovutus kirjataan Antaminen ja seuranta -välilehden Paperinen luovutus -toiminnolla ja liitetään skannattu allekirjoitettu kopio: siitä tulee allekirjoitettu PDF.

Kun tavara on vaarallista, ADR:n kohdan 5.4.1 mukainen ADR-rahtikirja kulkee rahtikirjan liitteenä, ja siinä ovat maininnat, joita määräykset kuormalle edellyttävät.

1. Avataan Rahtikirjat ja muokataan rahtikirjaa.
2. Siirrytään Tavarat ja liitteet -välilehdelle ja tarkistetaan, että vaarallisten aineiden rivit ovat peräisin lähetyksestä.
3. Jos lähetyksen kuormaa on muutettu ennen rahtikirjan antamista, painetaan Luo ADR uudelleen -painiketta, jotta rivit ja ADR 1.1.3.6 -merkintä haetaan uudelleen lähetyksestä.
4. Painetaan ADR-asiakirja-painiketta: lähetyksen ADR-rahtikirja lisätään Liitteet-luetteloon tyypillä ADR-rahtikirja, ja se korvaa aiemman. Asiakirja avataan napsauttamalla sen nimeä.

Kun rahtikirja on annettu, sen tavaroita ei voi enää muuttaa: jos kuorma muuttuu antamisen jälkeen, rahtikirja peruutetaan ja annetaan uusi. Liitteenä olevassa asiakirjassa näkyy kunkin vaarallisen nimikkeen tunnelirajoituskoodi ja, kun kuorma pysyy kohdan 1.1.3.6 rajoissa, laskelma kokonaispistemäärineen.

Todisteraporttiin kootaan, mitä rahtikirjalle tapahtui kuljetuksen aikana: kuka sen allekirjoitti ja milloin, aikaleimat, antamisen jälkeen kirjatut muutokset ja kuljettajan lisäämät asiakirjat.

1. Avataan Rahtikirjat ja valitaan rahtikirja. Tapahtumat saapuvat automaattisesti sähköisen rahtikirjan alustalta; uusimmat saadaan heti painamalla Synkronoi-painiketta.
2. Painetaan Muokkaa-painiketta, siirrytään Antaminen ja seuranta -välilehdelle ja luetaan Tapahtumat-luettelo.
3. Painetaan Todisteraportti-painiketta.

Raportin tuottaa sähköisen rahtikirjan alusta: se on käytettävissä vain sähköisesti annetuille rahtikirjoille, ja sovellus tallentaa sen, kun raportti avataan ensimmäisen kerran. Raportti on se asiakirja, joka on syytä säilyttää, jos luovutus kiistetään: siitä näkyy, mitä allekirjoitettiin, kuka allekirjoitti ja mihin aikaan.