Surat muatan (CMR dan eCMR)

Surat muatan adalah dokumen yang membuktikan perjanjian pengangkutan barang melalui jalan: siapa yang menyerahkan barang, siapa yang mengangkutnya, apa yang diangkut, dan dengan syarat apa. DGAssistant menerbitkannya dari kiriman yang sudah ada di dalam aplikasi, sehingga para pihak, kendaraan, pengemudi, dan barang tidak perlu diketik ulang.

Surat muatan internasional (CMR) berlaku apabila tempat pengambilalihan barang dan tempat penyerahan berada di negara yang berbeda, sedangkan surat muatan domestik berlaku apabila keduanya berada di negara yang sama. Aplikasi menentukan jenisnya berdasarkan tempat-tempat tersebut, dan juga menentukan apakah surat muatan diterbitkan secara elektronik —ditandatangani dan dipantau pada platform surat muatan elektronik— atau di atas kertas. Apabila barangnya berbahaya, dokumen pengangkutan ADR dilampirkan pada surat muatan.

1. Buka Surat muatan, lalu tekan Baru.
2. Jendela Surat muatan baru mencantumkan kiriman ADR; pada kolom No., klik nomor kiriman yang diinginkan. Aplikasi membuat surat muatan sebagai draf dengan para pihak, pengangkut, kendaraan, pengemudi, dan satu baris untuk setiap item kiriman, lalu membuka tab Data dan para pihak.
3. Isi Tempat penerbitan dan Teks tercetak pada Tempat pengambilalihan barang, periksa Penerima, lalu tekan Simpan perubahan.
4. Periksa tab Pengangkut dan referensi, Barang dan lampiran, dan Ketentuan: harus ada sekurang-kurangnya satu pengangkut berjenis Kontraktual yang dilengkapi Registrasi kendaraan, dan setiap baris barang harus dilengkapi Jumlah bungkusan dan Massa bruto (kg).
5. Buka tab Penerbitan dan pemantauan, lalu tekan Validasi, yang sekaligus mencantumkan semua data yang kurang atau tidak valid.
6. Setelah validasi berstatus hijau, tekan Terbitkan.

Mode penerbitan menunjukkan apakah surat muatan diterbitkan secara elektronik atau di atas kertas, tergantung pada rute dan konfigurasi akun. Setelah diterbitkan, surat muatan tidak dapat diubah lagi: jika ada perubahan, surat muatan tersebut dibatalkan dan surat muatan baru diterbitkan.

Draf adalah surat muatan sebagaimana tersimpan di dalam aplikasi sebelum diterbitkan. Draf inilah yang Anda tinjau bersama pelanggan, dan yang Anda cetak apabila surat muatan dibuat di atas kertas.

1. Buka Surat muatan, pilih surat muatan pada daftar, lalu tekan Edit.
2. Periksa tab Data dan para pihak, Pengangkut dan referensi, Barang dan lampiran, dan Ketentuan.
3. Buka tab Penerbitan dan pemantauan, lalu tekan Validasi, yang sekaligus mencantumkan semua data yang kurang atau tidak valid; peringatan yang tidak menghalangi penerbitan ditampilkan dengan warna kuning.
4. Kembali ke Surat muatan, pilih surat muatan tersebut, lalu pada Tindakan lainnya, pilih PDF draf.

Sebelum penerbitan, PDF diberi tanda sebagai draf. Apabila surat muatan telah diterbitkan di atas kertas, tindakan yang sama mencetak salinan yang akan ditandatangani.

Setelah surat muatan diterbitkan dan ditandatangani, salinan yang telah ditandatangani merupakan dokumen yang membuktikan perjanjian dan penyerahan. Salinan inilah yang Anda simpan dan yang Anda kirimkan kepada pihak yang memintanya.

1. Buka Surat muatan dan pastikan pada daftar bahwa status surat muatan adalah Diserahkan. Status diterima secara otomatis dari platform surat muatan elektronik; tekan Sinkronkan hanya jika penyerahan belum ditampilkan.
2. Pilih surat muatan tersebut, lalu pada Tindakan lainnya, pilih PDF bertanda tangan. Tombol PDF bertanda tangan pada tab Penerbitan dan pemantauan menghasilkan dokumen yang sama.

Aplikasi menyimpan salinan yang telah ditandatangani secara otomatis ketika platform melaporkan penyerahan; selama platform belum menghasilkannya, aplikasi menyatakan bahwa salinan tersebut belum tersedia. Apabila surat muatan dibuat di atas kertas, catat penyerahan dengan Penyerahan di atas kertas pada tab Penerbitan dan pemantauan, lalu lampirkan hasil pindaian salinan yang telah ditandatangani: salinan tersebut menjadi PDF bertanda tangan.

Apabila barangnya berbahaya, dokumen pengangkutan sesuai ADR 5.4.1 dilampirkan pada surat muatan, dengan keterangan yang disyaratkan oleh regulasi untuk muatan tersebut.

1. Buka Surat muatan, lalu edit surat muatan yang bersangkutan.
2. Buka tab Barang dan lampiran dan pastikan bahwa baris barang berbahaya berasal dari kiriman.
3. Jika Anda telah mengubah muatan kiriman sebelum menerbitkan surat muatan, tekan Buat ulang ADR, agar baris-baris barang dan Pernyataan ADR 1.1.3.6 diambil kembali dari kiriman.
4. Tekan Dokumen ADR: dokumen pengangkutan kiriman ditambahkan ke Lampiran dengan jenis Dokumen pengangkutan ADR, menggantikan dokumen sebelumnya. Klik namanya untuk membukanya.

Setelah surat muatan diterbitkan, barang di dalamnya tidak dapat diubah lagi: jika muatan berubah setelah penerbitan, batalkan surat muatan tersebut dan terbitkan surat muatan baru. Dokumen yang dilampirkan menampilkan kode pembatasan terowongan untuk setiap item barang berbahaya dan, apabila muatan tetap berada dalam batas 1.1.3.6, perhitungan beserta total poinnya.

Laporan bukti menghimpun apa yang terjadi pada surat muatan selama perjalanan: siapa yang menandatanganinya dan kapan, cap waktu, perubahan yang dicatat setelah penerbitan, serta dokumen yang ditambahkan oleh pengemudi.

1. Buka Surat muatan dan pilih surat muatan yang bersangkutan. Peristiwa diterima secara otomatis dari platform surat muatan elektronik; tekan Sinkronkan untuk segera mengambil peristiwa terbaru.
2. Tekan Edit, buka tab Penerbitan dan pemantauan, lalu baca daftar Peristiwa.
3. Tekan Laporan bukti.

Laporan ini dihasilkan oleh platform surat muatan elektronik: laporan ini hanya tersedia untuk surat muatan yang diterbitkan secara elektronik, dan aplikasi menyimpannya saat laporan dibuka untuk pertama kali. Inilah dokumen yang perlu disimpan apabila suatu penyerahan disengketakan: laporan ini menyatakan apa yang ditandatangani, oleh siapa, dan pada waktu apa.