Lettres de voiture (CMR et eCMR)

La lettre de voiture est le document qui prouve le contrat de transport par route : qui remet la marchandise, qui la transporte, ce qui est transporté et à quelles conditions. DGAssistant l'établit à partir d'un envoi déjà présent dans l'application, de sorte que les parties, le véhicule, le conducteur et les marchandises n'ont pas à être saisis de nouveau.

La lettre de voiture internationale (CMR) s'applique lorsque le lieu de prise en charge et le lieu de livraison se trouvent dans des pays différents, et la lettre de voiture nationale lorsque les deux se trouvent dans le même pays. L'application détermine le type à partir des lieux et décide aussi si la lettre est émise électroniquement —signée et suivie sur la plateforme de lettre de voiture électronique— ou sur papier. Lorsque la marchandise est dangereuse, le document de transport ADR accompagne la lettre en pièce jointe.

1. Ouvrez Lettres de voiture et appuyez sur Nouveau.
2. Dans la fenêtre Nouvelle lettre de voiture, qui liste les envois ADR, cliquez sur le numéro de l'envoi dans la colonne Nº. L'application crée la lettre à l'état de brouillon avec les parties, les transporteurs, le véhicule, le conducteur et une ligne pour chaque marchandise de l'envoi, et ouvre l'onglet Données et parties.
3. Complétez le Lieu d'émission et, pour le Lieu de prise en charge, le Texte imprimé, vérifiez le Destinataire et appuyez sur Enregistrer les modifications.
4. Passez en revue les onglets Transporteurs et références, Marchandises et pièces jointes et Conditions : il doit y avoir au moins un transporteur de type Contractuel avec l'Immatriculation du véhicule, et chaque ligne de marchandise avec son Nombre de colis et son Poids brut (kg).
5. Allez à l'onglet Émission et suivi et appuyez sur Valider, qui énumère d'un coup tout ce qui manque ou n'est pas valide.
6. Lorsque la validation est au vert, appuyez sur Émettre.

Le Mode d'émission indique si la lettre est émise électroniquement ou sur papier, selon l'itinéraire et la configuration du compte. Une fois émise, la lettre ne peut plus être modifiée : si quelque chose change, elle est annulée et une nouvelle est émise.

Le brouillon est la lettre de voiture telle que l'application la détient avant son émission. C'est ce que vous revoyez avec le client, et ce que vous imprimez lorsque la lettre de voiture circule sur papier.

1. Ouvrez Lettres de voiture, sélectionnez la lettre de voiture dans la liste et appuyez sur Modifier.
2. Parcourez les onglets Données et parties, Transporteurs et références, Marchandises et pièces jointes et Conditions.
3. Allez à l'onglet Émission et suivi et appuyez sur Valider, qui énumère d'un coup tout ce qui manque ou n'est pas valide ; les avertissements qui n'empêchent pas l'émission apparaissent en ambre.
4. Revenez à Lettres de voiture, sélectionnez la lettre de voiture et, dans Autres actions, choisissez PDF brouillon.

Avant l'émission, le PDF porte la mention de brouillon. Lorsque la lettre de voiture a été émise sur papier, la même action imprime les exemplaires à signer.

Une fois la lettre de voiture émise et signée, la copie signée est le document qui prouve le contrat et la livraison. C'est celle que vous conservez et celle que vous envoyez à qui la demande.

1. Ouvrez Lettres de voiture et vérifiez dans la liste que le statut de la lettre de voiture est Livrée. Les statuts arrivent automatiquement depuis la plateforme de lettre de voiture électronique ; appuyez sur Synchroniser seulement si la livraison n'apparaît pas encore.
2. Sélectionnez la lettre de voiture et, dans Autres actions, choisissez PDF signé. Le bouton PDF signé de l'onglet Émission et suivi donne le même document.

L'application enregistre automatiquement la copie signée lorsque la plateforme signale la livraison ; tant que la plateforme ne l'a pas produite, l'application indique qu'elle n'est pas disponible. Lorsque la lettre de voiture circule sur papier, enregistrez la livraison avec Livraison sur papier, dans l'onglet Émission et suivi, et joignez la copie signée numérisée : cette copie devient le PDF signé.

Lorsque les marchandises sont dangereuses, le document de transport de l'ADR 5.4.1 voyage joint à la lettre de voiture, avec les mentions qu'exige la réglementation pour le chargement.

1. Ouvrez Lettres de voiture et modifiez la lettre de voiture.
2. Allez à l'onglet Marchandises et pièces jointes et vérifiez que les lignes dangereuses proviennent de l'envoi.
3. Si vous avez modifié le chargement de l'envoi avant d'émettre la lettre de voiture, appuyez sur Régénérer ADR, afin que les lignes et la Mention ADR 1.1.3.6 soient reprises de l'envoi.
4. Appuyez sur Document ADR : le document de transport de l'envoi est ajouté aux Pièces jointes avec le type Document de transport ADR, en remplacement du précédent. Cliquez sur son nom pour l'ouvrir.

Une fois la lettre de voiture émise, ses marchandises ne peuvent plus changer : si le chargement change après l'émission, annulez la lettre de voiture et émettez-en une nouvelle. Le document joint indique le code de restriction en tunnels de chaque article dangereux et, lorsque le chargement reste dans les limites du 1.1.3.6, le calcul avec le total de points.

Le rapport de preuve réunit ce qui est advenu de la lettre de voiture pendant le trajet : qui l'a signée et quand, les horodatages, les modifications enregistrées après l'émission et les documents que le conducteur a ajoutés.

1. Ouvrez Lettres de voiture et sélectionnez la lettre de voiture. Les événements arrivent automatiquement depuis la plateforme de lettre de voiture électronique ; appuyez sur Synchroniser pour récupérer aussitôt les plus récents.
2. Appuyez sur Modifier, allez à l'onglet Émission et suivi et lisez la liste des Événements.
3. Appuyez sur Rapport de preuve.

Le rapport est produit par la plateforme de lettre de voiture électronique : il n'existe que pour les lettres de voiture émises par voie électronique, et l'application l'enregistre la première fois qu'il est ouvert. C'est le document à conserver lorsqu'une livraison est contestée : il indique ce qui a été signé, par qui et à quelle heure.