IATA : transport aérien

Un envoi simple est celui que l'on prépare en prenant la marchandise directement dans la liste des marchandises dangereuses, sans avoir créé au préalable une marchandise propre. C'est la voie la plus rapide lorsque vous expédiez quelque chose qui ne se répète pas.

1. Dans le menu de gauche, ouvrez Envois et cliquez sur Nouveau à partir de marchandises.
2. Dans Données générales, choisissez l'établissement, le Type d'envoi (Colis et récipients) et le Mode de transport Fret aérien (IATA). Indiquez la Date de l'envoi et sélectionnez l'Expéditeur avec le bouton de sélection situé à côté du champ. Cliquez sur Suivant.
3. Dans Données IATA, saisissez le numéro de lettre de transport aérien et les aéroports de départ et de destination si vous les connaissez, et remplissez le bloc de signature : Nom du déclarant et Date sont obligatoires. Cliquez sur Suivant.
4. Dans Destinataire et marchandises, sélectionnez le Destinataire et répondez à Emballage en commun ?. Si chaque marchandise voyage dans son propre emballage extérieur, répondez Non.
5. Dans Base de données à utiliser, choisissez Base générale de marchandises dangereuses. C'est l'étape qui distingue ce guide : aucune marchandise prédéfinie n'est utilisée.
6. Cliquez sur le bouton de sélection de Marchandise dangereuse. Le chercheur s'ouvre ; saisissez le numéro ONU ou une partie de la désignation et cliquez sur la loupe. La liste indique, avec une icône par colonne, si la matière est admise en IATA, IMDG et ADR : choisissez-en une admise en IATA.
7. Complétez la présentation : type d'emballage, homologation, nombre de colis, quantité par colis et masse brute. Si la matière l'exige, saisissez le nom technique.
8. Cliquez sur AJOUTER. La marchandise apparaît dans le tableau du bas. Répétez à partir de l'étape 6 pour chaque marchandise différente.
9. Cliquez sur Suivant pour passer à Suremballage et terminer l'envoi.

Si vous oubliez d'appuyer sur AJOUTER, la marchandise n'est pas reprise : l'écran lui-même vous en avertit à côté du bouton.

Une marchandise prédéfinie enregistre une seule fois la classification, l'emballage et les modes de transport d'une matière qui se répète. Dès lors, chaque envoi se prépare en la choisissant par nom ou par code, sans rien décider de nouveau.

Créer la marchandise

1. Dans le menu de gauche, ouvrez Marchandises et créez-en une nouvelle.
2. Dans Caractéristiques de la marchandise, saisissez le Nom et le Code que votre entreprise reconnaît, et rattachez la marchandise dangereuse depuis le chercheur. Complétez l'état physique, l'unité de mesure et s'il s'agit d'un corps pur, d'un mélange ou d'une solution.
3. Si la matière relève de la classe 7, l'onglet radiologique demande les radionucléides et l'activité.
4. Dans Informations de séparation, passez en revue les groupes qui lui sont applicables.
5. Dans Mode de transport, activez la marchandise pour l'IATA. C'est là que vous décidez sous quelles réglementations elle peut être utilisée : une marchandise non activée pour l'IATA n'apparaîtra pas lorsque vous préparerez un envoi aérien.

L'utiliser dans un envoi

6. Créez l'envoi comme d'habitude jusqu'à Destinataire et marchandises.
7. Dans Base de données à utiliser, laissez Base de marchandises propres, qui est la valeur par défaut.
8. Cliquez sur le bouton de sélection de Marchandise et choisissez-la par nom, code ou référence. La classification, les étiquettes et le nom technique proviennent déjà de la marchandise.
9. Saisissez le nombre de colis et les quantités, puis cliquez sur AJOUTER.

Le raccourci

Si, en préparant un envoi, vous constatez que la matière va se répéter, inutile de sortir : cochez Enregistrer la marchandise dans la base avant d'appuyer sur AJOUTER et la matière est conservée comme marchandise propre pour la fois suivante.

Un suremballage regroupe plusieurs colis déjà préparés en une seule unité de manutention. Dans DGAssistant, il se crée au dernier onglet de l'assistant d'envoi aérien, une fois les marchandises saisies.

1. Préparez l'envoi et ajoutez chaque matière dans Destinataire et marchandises. Cliquez sur Suivant.
2. Dans l'onglet Suremballage, répondez Oui à Utiliser des suremballages ?.
3. Saisissez l'Identifiant du suremballage, qui figurera sur le marquage, et indiquez le Nombre de suremballages si vous en préparez plusieurs identiques.
4. Cliquez sur Créer le suremballage.
5. Le suremballage créé est désormais choisi dans Suremballage sélectionné. En dessous, vous disposez de deux listes : Marchandises de l'envoi sans suremballage à gauche et Marchandises incluses dans le suremballage sélectionné.
6. Cochez dans la première liste les colis qui y entrent et cliquez sur Inclure les marchandises dans le suremballage sélectionné. Elles passent dans la seconde liste.
7. Répétez à partir de l'étape 3 s'il vous faut plus d'un suremballage : créez chacun, sélectionnez-le et placez-y ses colis.

Pour revenir en arrière, sélectionnez le suremballage et utilisez Exclure les marchandises du suremballage sélectionné pour en retirer des colis, ou Supprimer le suremballage pour l'ôter entièrement ; les marchandises reviennent dans la liste de celles sans suremballage.

Ce que l'application fait ensuite correspond à ce qu'exige la réglementation : la déclaration indique le contenu de chaque suremballage, et le marquage imprime la marque du suremballage avec son identifiant, en plus de la marque de chaque colis intérieur.

La déclaration de l'expéditeur est le document qui accompagne l'envoi aérien. DGAssistant l'établit par deux voies, et il est utile de les connaître toutes les deux car elles servent à des moments différents.

a) Depuis la barre d'outils de la liste

Utilisez cette voie pour un envoi déjà terminé, lorsqu'il faut le réimprimer ou le renvoyer.

1. Ouvrez Envois puis Liste des envois (documents de transport).
2. Cochez la case de l'envoi dans la première colonne du tableau.
3. Cliquez sur Document de transport dans la barre d'outils du haut. Le rapport s'ouvre et vous pouvez l'imprimer ou l'enregistrer en PDF.

b) À la fin de l'assistant

Utilisez cette voie lorsque vous venez de créer l'envoi et souhaitez le document sans passer par la liste.

1. Parcourez l'assistant jusqu'au dernier onglet, qui pour l'aérien est Suremballage.
2. Vous y verrez les cases des documents établis à la clôture. Laissez cochée Afficher la déclaration de marchandises dangereuses IATA. Si l'envoi est multimodal avec la route, la case qui apparaît est Afficher la déclaration multimodale de marchandises dangereuses IATA.
3. Afficher les hachures rouges imprime les hachures rouges le long de la bordure du formulaire. Cochez-la si votre transporteur l'exige sur papier ordinaire et décochez-la si vous utilisez des imprimés préremplis.
4. Cliquez sur Terminer. La déclaration s'ouvre avec les autres documents que vous avez laissés cochés.

Les deux voies produisent le même document. La seconde est plus commode car elle établit la déclaration, la liste de vérification et le marquage en une seule fois.

La liste de vérification de chargement passe en revue ce qui doit être contrôlé avant la remise de l'envoi. Elle s'établit par les deux mêmes voies que la déclaration.

a) Depuis la barre d'outils de la liste

1. Ouvrez Envois puis Liste des envois (documents de transport).
2. Cochez la case de l'envoi.
3. Cliquez sur Liste de vérification dans la barre d'outils.

b) À la fin de l'assistant

1. Rendez-vous au dernier onglet de l'assistant, Suremballage pour l'aérien.
2. Cochez Afficher la liste de vérification de chargement.
3. La cocher active la liste déroulante Langue à sa droite. Cela compte : la liste est remplie par celui qui charge, et il ne parle pas toujours la langue de l'expéditeur. L'application propose la langue du pays de l'établissement, et vous pouvez la changer.
4. Cliquez sur Terminer.

La langue de la liste de vérification est indépendante de celle de la déclaration, qui est établie dans celle qu'exige la réglementation aérienne.

Le marquage des colis réunit, au format d'une page, les marques et étiquettes à apposer sur chaque colis : numéro ONU, désignation officielle de transport, étiquettes de danger et toute marque qu'exige la matière. Sur les envois routiers, il couvre également le placardage du véhicule.

a) Depuis la barre d'outils de la liste

1. Ouvrez Envois puis Liste des envois (documents de transport).
2. Cochez la case de l'envoi.
3. Ouvrez Autres actions dans la barre d'outils et choisissez Afficher le marquage des colis.

b) À la fin de l'assistant

1. Rendez-vous au dernier onglet de l'assistant, Suremballage pour l'aérien.
2. Laissez cochée Afficher le marquage des colis ; elle l'est par défaut.
3. À côté, vous avez Afficher les marques pour tous les colis. Décochée, une marque est imprimée par matière différente ; cochée, une par colis, ce dont a besoin celui qui étiquette physiquement un envoi de nombreux colis identiques.
4. Cliquez sur Terminer.

Si l'envoi comporte des suremballages, le marquage comprend aussi la marque du suremballage avec son identifiant.

Les petites étiquettes constituent le même marquage, mais mis en page à la dimension du rouleau d'étiquettes de votre imprimante plutôt qu'à celle d'une page entière. C'est ce que vous utilisez pour étiqueter avec une imprimante thermique.

a) Depuis la barre d'outils de la liste

1. Ouvrez Envois puis Liste des envois (documents de transport).
2. Cochez la case de l'envoi.
3. Ouvrez Autres actions et choisissez Afficher le marquage des colis (petit format personnalisé).

b) À la fin de l'assistant

1. Rendez-vous au dernier onglet de l'assistant, Suremballage pour l'aérien.
2. Cochez Afficher le marquage des colis (petit format personnalisé).
3. La cocher fait apparaître Largeur (mm) et Hauteur (mm). Saisissez les mesures réelles de votre étiquette ; c'est d'elles que dépend que la marque sorte complète et lisible.
4. Vous disposez aussi de Afficher les marques pour tous les colis, avec le même effet que sur le marquage au format d'une page : une étiquette par colis au lieu d'une par matière.
5. Cliquez sur Terminer.

Conservez les mesures qui conviennent à votre imprimante : elles sont les mêmes pour tous vos envois.