Groupage : envois principaux
Comment regrouper les envois de plusieurs expéditeurs dans un envoi principal avec DGAssistant et établir ses cinq documents, du manifeste de groupage à la fiche de données du document principal.
Ce qu'est un envoi principal et à quoi il sert
Un envoi principal regroupe dans un même dossier les envois de plusieurs expéditeurs qui voyagent ensemble : c'est la réservation ou le groupage du transitaire, du groupeur ou du consignataire de navire. Il conserve la réservation, le document principal —le connaissement ou la lettre de transport aérien principale—, les ports ou aéroports, le voyage nominé, les parties et les références, et il relie les envois internes et les unités de transport qui les emportent.
Chaque envoi interne reste celui de l'expéditeur qui l'a déclaré : le rattacher ne copie pas ses données, il les relie, de sorte que les documents du groupage impriment exactement ce qui a été déclaré. L'envoi principal suit en outre un circuit d'approbation —brouillon, présenté, informations demandées, préapprouvé, documentation définitive et approuvé— qui est consigné dans son historique.
Il existe quatre types, qui fixent la réglementation applicable : groupage routier (ADR), maritime en groupage conteneur (LCL) ou en conteneur complet (FCL) (IMDG) et groupage aérien (IATA).
Créer un envoi principal et afficher le manifeste de groupage
Le manifeste de groupage énumère les envois internes d'un envoi principal avec leurs expéditeurs, leurs destinataires, leurs colis et l'indication des marchandises dangereuses. C'est le document que la compagnie maritime ou la compagnie aérienne attend avec le groupage.
- Ouvrez Groupage puis Envois principaux, et appuyez sur Nouveau.
- Dans l'onglet Informations générales, choisissez le Type de groupage, qui ne peut plus être modifié ensuite, et le Groupeur, et vérifiez la Date et le Centre de travail. Si vous les avez, saisissez la Réservation, le Document principal, les ports ou aéroports de chargement et de déchargement et le Voyage nominé.
- Appuyez sur Enregistrer les modifications : l'application attribue le numéro et ouvre l'onglet Expeditions.
- Appuyez sur Rattacher, cochez dans la fenêtre Sélection des expéditions les envois qui voyagent dans le groupage, puis appuyez sur Rattacher.
- Allez à l'onglet Documents.
- Cochez Manifeste de groupage, choisissez le format et la langue, puis appuyez sur Générer.
La fenêtre de sélection propose les envois de la même réglementation qui n'appartiennent encore à aucun autre envoi principal. Les envois que vos clients vous adressent arrivent dans Groupage puis Demandes reçues, où ils sont acceptés et rattachés avec Accepter et rattacher. Par air, le manifeste porte les documents internes et le document principal ainsi que l'indication des marchandises dangereuses qu'exige l'IATA DGR 8.1.2.4 pour un groupage.
Afficher la liste des conteneurs d'un envoi principal
La liste des conteneurs réunit les engins de transport de l'envoi principal avec leur identification, leurs scellés, leurs masses et leur état de chargement, et indique lesquels sont partagés avec un autre envoi principal.
- Ouvrez Groupage puis Envois principaux, et modifiez l'envoi principal.
- Vérifiez dans l'onglet Unités que chaque engin de l'envoi principal est rattaché.
- Allez à l'onglet Documents.
- Cochez Liste des conteneurs et appuyez sur Générer.
La liste n'existe que pour les groupages maritimes : dans un groupage routier ou aérien, la case s'affiche mais ne peut pas être cochée.
Afficher la liste de colisage par engin
La liste de colisage indique ce qui est entré dans chaque engin : quel envoi interne, combien de colis de chaque ligne et à quelle place, afin que le réceptionnaire sache à quoi s'attendre à l'ouverture des portes.
- Ouvrez Groupage puis Envois principaux, et modifiez l'envoi principal.
- Allez à l'onglet Documents.
- Cochez Liste de colisage et appuyez sur Générer.
L'application établit une liste pour chaque engin affecté à l'envoi principal. Si un envoi voyage réparti entre plusieurs engins, la liste montre chaque partie avec les colis qui lui correspondent, et les totaux de la ligne sont conservés.
Afficher la feuille de chargement d'un envoi principal
La feuille de chargement regroupe la charge par expéditeur, avec les colis, la masse brute et le volume de chaque envoi, ainsi que les totaux. C'est ce dont le terminal se sert pour savoir ce qui arrive et dans quel ordre.
- Ouvrez Groupage puis Envois principaux, et modifiez l'envoi principal.
- Vérifiez dans l'onglet Informations générales que le Voyage nominé est enregistré et que ce voyage a son déclarant, avec l'entreprise et le nom.
- Allez à l'onglet Documents.
- Cochez Feuille de chargement du groupage par expéditeur et appuyez sur Générer.
La feuille est celle du voyage nominé : elle couvre tout ce qui y voyage, quel que soit l'envoi principal dont provient chaque envoi. La même feuille peut être établie depuis l'onglet Documents de ce voyage.
Afficher la fiche de données du document principal
La fiche de données réunit ce qu'il faut saisir dans le document principal — le connaissement par mer ou la lettre de transport aérien principale par air —, regroupé sous les rubriques de ce document : expéditeur, destinataire, transporteur, ports ou aéroports, nature et quantité des marchandises et informations de manutention.
- Ouvrez Groupage puis Envois principaux, et modifiez l'envoi principal.
- Vérifiez dans l'onglet Informations générales que le numéro du Document principal est enregistré.
- Allez à l'onglet Documents.
- Cochez Fiche de données du document principal et appuyez sur Générer.
La fiche ne remplace pas le document principal : c'est le récapitulatif qui permet de le remplir sans revenir sur chaque envoi interne.