Consolidación: expediciones principales
Cómo agrupar con DGAssistant las expediciones de varios expedidores en una expedición principal y emitir sus cinco documentos, del manifiesto de consolidación a la ficha de datos del documento maestro.
Qué es una expedición principal y para qué se usa
Una expedición principal agrupa en un mismo expediente las expediciones de varios expedidores que viajan juntas: es la reserva o la consolidación del transitario, del consolidador o del consignatario de buques. Conserva la reserva, el documento maestro —el conocimiento de embarque o la carta de porte aérea principal—, los puertos o aeropuertos, el viaje nominado, las partes y las referencias, y enlaza las expediciones de casa y las unidades de transporte que las llevan.
Cada expedición de casa sigue siendo del expedidor que la declaró: adjuntarla no copia sus datos, los enlaza, de modo que los documentos de la consolidación imprimen exactamente lo declarado. La expedición principal recorre además un circuito de aprobación —borrador, presentada, información solicitada, preaprobada, documentación definitiva y aprobada— que queda registrado en su historial.
Hay cuatro tipos, que fijan la reglamentación: consolidación por carretera (ADR), marítimo de grupaje de contenedor (LCL) o de contenedor completo (FCL) (IMDG) y consolidación aérea (IATA).
Crear una expedición principal y mostrar el manifiesto de consolidación
El manifiesto de consolidación relaciona las expediciones de casa de una expedición principal con sus expedidores, destinatarios, bultos e indicación de mercancía peligrosa. Es el documento que la naviera o la aerolínea espera con la consolidación.
- Abra Consolidación y Expediciones principales y pulse Nuevo.
- En la pestaña Datos Generales, elija el Tipo de consolidación, que después ya no se puede cambiar, y el Consolidador, y compruebe la Fecha y el Centro de Trabajo. Si los tiene, registre la Reserva, el Documento maestro, los puertos o aeropuertos de carga y descarga y el Viaje nominado.
- Pulse Guardar Cambios: la aplicación asigna el número y abre la pestaña Expediciones.
- Pulse Adjuntar, marque en la ventana Selección de expediciones las expediciones que viajan en la consolidación y pulse Adjuntar.
- Vaya a la pestaña Documentos.
- Marque Manifiesto de consolidación, elija el formato y el idioma y pulse Generar.
La ventana de selección ofrece las expediciones de la misma reglamentación que todavía no pertenecen a otra expedición principal. Las expediciones que le envían sus clientes llegan a Consolidación y Solicitudes recibidas, donde se aceptan y se adjuntan con Aceptar y adjuntar. Por aire, el manifiesto lleva los documentos de casa y el documento maestro, además de la indicación de mercancía peligrosa que la IATA DGR 8.1.2.4 exige para una consolidación.
Mostrar la lista de contenedores de una expedición principal
La lista de contenedores reúne las unidades de transporte de la expedición principal con su identificación, sus precintos, sus masas y su estado de carga, y dice cuáles se comparten con otra expedición principal.
- Abra Consolidación y Expediciones principales, y edite la expedición principal.
- Compruebe en la pestaña Unidades que están adjuntas todas las unidades de la expedición principal.
- Vaya a la pestaña Documentos.
- Marque Lista de contenedores y pulse Generar.
La lista solo existe para las consolidaciones marítimas: en una consolidación por carretera o aérea la casilla aparece, pero no se puede marcar.
Mostrar la lista de bultos por unidad
La lista de bultos dice qué entró en cada unidad: de qué expedición de casa, cuántos bultos de cada línea y en qué posición, para que quien recibe sepa qué esperar al abrir las puertas.
- Abra Consolidación y Expediciones principales, y edite la expedición principal.
- Vaya a la pestaña Documentos.
- Marque Lista de bultos y pulse Generar.
La aplicación emite una lista por cada unidad asignada a la expedición principal. Si una expedición viaja repartida entre varias unidades, la lista muestra cada parte con los bultos que le corresponden, y se conservan los totales de la línea.
Mostrar la hoja de carga de una expedición principal
La hoja de carga agrupa la carga por expedidor, con los bultos, la masa bruta y el volumen de cada expedición y los totales. Es lo que usa la terminal para saber qué le llega y en qué orden.
- Abra Consolidación y Expediciones principales, y edite la expedición principal.
- Compruebe en la pestaña Datos Generales que está registrado el Viaje nominado, y que ese viaje tiene su declarante, con empresa y nombre.
- Vaya a la pestaña Documentos.
- Marque Hoja de carga de la consolidación por expedidor y pulse Generar.
La hoja es la del viaje nominado: abarca todo lo que viaja en él, sea cual sea la expedición principal de la que procede cada expedición. La misma hoja se puede emitir desde la pestaña Documentos del viaje.
Mostrar la ficha de datos del documento maestro
La ficha de datos reúne lo que hay que teclear en el documento maestro —el conocimiento de embarque por mar o la carta de porte aéreo principal por aire—, agrupado bajo los epígrafes de ese documento: expedidor, destinatario, transportista, puertos o aeropuertos, naturaleza y cantidad de las mercancías e información de manipulación.
- Abra Consolidación y Expediciones principales, y edite la expedición principal.
- Compruebe en la pestaña Datos Generales que está registrado el número del Documento maestro.
- Vaya a la pestaña Documentos.
- Marque Ficha de datos del documento maestro y pulse Generar.
La ficha no sustituye al documento maestro: es el resumen que permite rellenarlo sin volver sobre cada expedición de casa.