Consolidatie: hoofdzendingen

Een hoofdzending brengt in één dossier de zendingen van meerdere afzenders samen die samen reizen: het is de boeking of de consolidatie van de expediteur, de consolidator of de scheepsagent. Ze bewaart de boeking, het hoofddocument —het cognossement of de hoofdluchtvrachtbrief—, de havens of luchthavens, de genomineerde vervoersbeweging, de partijen en de referenties, en ze koppelt de huiszendingen en de transporteenheden die ze vervoeren.

Elke huiszending blijft van de afzender die haar heeft aangegeven: bij het toevoegen worden haar gegevens niet gekopieerd maar gekoppeld, zodat de documenten van de consolidatie precies afdrukken wat werd aangegeven. De hoofdzending doorloopt bovendien een goedkeuringscircuit —concept, ingediend, informatie gevraagd, voorlopig goedgekeurd, definitieve documentatie en goedgekeurd— dat in haar geschiedenis wordt vastgelegd.

Er zijn vier typen, die de toepasselijke regelgeving bepalen: consolidatie over de weg (ADR), zee als deelcontainerlading (LCL) of als volle containerlading (FCL) (IMDG) en luchtvrachtconsolidatie (IATA).

Het consolidatiemanifest somt de huiszendingen van een hoofdzending op met hun afzenders, geadresseerden, colli en de vermelding van gevaarlijke goederen. Het is het document dat de rederij of de luchtvaartmaatschappij bij de consolidatie verwacht.

1. Open Consolidatie en Hoofdzendingen en klik op Nieuw.
2. Kies op het tabblad Algemene gegevens het Type consolidatie, dat daarna niet meer kan worden gewijzigd, en de Consolidator, en controleer de Datum en de Werkplek. Leg, als u ze hebt, de Boeking, het Hoofddocument, de havens of luchthavens van laden en lossen en de Genomineerde vervoersbeweging vast.
3. Klik op Wijzigingen opslaan: de toepassing kent het nummer toe en opent het tabblad Zendingen.
4. Klik op Toevoegen, vink in het venster Selectie van zendingen de zendingen aan die in de consolidatie reizen en klik op Toevoegen.
5. Ga naar het tabblad Documenten.
6. Vink Consolidatiemanifest aan, kies de indeling en de taal en klik op Genereren.

Het selectievenster biedt de zendingen van dezelfde regelgeving aan die nog niet bij een andere hoofdzending horen. De zendingen die uw klanten u sturen, komen binnen bij Consolidatie en Ontvangen verzoeken, waar ze met Accepteren en toevoegen worden geaccepteerd en toegevoegd. Bij vervoer door de lucht bevat het manifest de huis- en hoofddocumenten en de vermelding van gevaarlijke goederen die IATA DGR 8.1.2.4 voor een consolidatie verlangt.

De containerlijst bundelt de vervoerseenheden van de hoofdzending met hun identificatie, hun zegels, hun massa's en hun beladingsstaat, en geeft aan welke ervan met een andere hoofdzending worden gedeeld.

1. Open Consolidatie en Hoofdzendingen en bewerk de hoofdzending.
2. Controleer op het tabblad Eenheden dat elke eenheid van de hoofdzending is gekoppeld.
3. Ga naar het tabblad Documenten.
4. Vink Containerlijst aan en klik op Genereren.

De lijst bestaat alleen voor consolidaties over zee: bij een consolidatie over de weg of door de lucht wordt het vakje wel getoond, maar kan het niet worden aangevinkt.

De paklijst zegt wat er in elke eenheid is gegaan: welke huiszending, hoeveel colli van elke regel en op welke plaats, zodat de ontvanger weet wat hem te wachten staat als de deuren opengaan.

1. Open Consolidatie en Hoofdzendingen en bewerk de hoofdzending.
2. Ga naar het tabblad Documenten.
3. Vink Paklijst aan en klik op Genereren.

De toepassing maakt een aparte lijst op voor elke eenheid die aan de hoofdzending is toegewezen. Reist een zending verdeeld over meerdere eenheden, dan toont de lijst elk deel met de bijbehorende colli, en blijven de totalen van de regel behouden.

De laadlijst groepeert de lading per afzender, met de colli, de brutomassa en het volume van elke zending en de totalen. Daarmee weet de terminal wat er aankomt en in welke volgorde.

1. Open Consolidatie en Hoofdzendingen en bewerk de hoofdzending.
2. Controleer op het tabblad Algemene gegevens dat bij Genomineerde vervoersbeweging een vervoersbeweging is ingevuld en dat de aangever van die vervoersbeweging, met onderneming en naam, is vastgelegd.
3. Ga naar het tabblad Documenten.
4. Vink Laadlijst van de consolidatie per afzender aan en klik op Genereren.

De lijst hoort bij de genomineerde vervoersbeweging: zij omvat alles wat ermee reist, uit welke hoofdzending elke zending ook komt. Dezelfde lijst kan ook worden gegenereerd op het tabblad Documenten van de vervoersbeweging.

Het gegevensblad bundelt wat in het hoofddocument moet worden overgenomen — het cognossement over zee of de hoofdluchtvrachtbrief door de lucht —, gegroepeerd onder de rubrieken van dat document: afzender, geadresseerde, vervoerder, havens of luchthavens, aard en hoeveelheid van de goederen en behandelingsinformatie.

1. Open Consolidatie en Hoofdzendingen en bewerk de hoofdzending.
2. Controleer op het tabblad Algemene gegevens dat het nummer bij Hoofddocument is vastgelegd.
3. Ga naar het tabblad Documenten.
4. Vink Gegevensblad van het hoofddocument aan en klik op Genereren.

Het blad vervangt het hoofddocument niet: het is de samenvatting waarmee u het kunt invullen zonder elke huiszending opnieuw door te nemen.