Cómo rellenar la declaración del expedidor IATA, casilla por casilla
La declaración del expedidor IATA para mercancías peligrosas (DGD) se rellena casilla por casilla con el expedidor y el destinatario, la limitación de aeronave, el tipo de expedición, la descripción, la cantidad y la instrucción de embalaje de cada mercancía peligrosa y la certificación firmada, y DGAssistant la prepara con los datos de cada expedición aérea. El operador recibe dos ejemplares firmados y los coteja con los bultos antes de aceptar la expedición.
Edición y capítulos en los que se basa esta guía
Esta guía sigue la edición 2025-2026 de las Instrucciones Técnicas de la OACI para el transporte sin riesgos de mercancías peligrosas por vía aérea (Doc 9284), publicadas en el BOE núm. 300, de 13 de diciembre de 2024. La base es la Parte 5, Capítulo 4, sobre documentos, junto con la Parte 3, Capítulos 2 y 4 (Lista de mercancías peligrosas, cantidades limitadas), la Parte 4, Capítulo 1 (varias mercancías en un embalaje exterior), la Parte 7, Capítulo 1 (aceptación) y el adjunto 3 (variaciones). La corrigenda núm. 2 (7 de mayo de 2026) solo modifica un detalle del material radiactivo en el Capítulo 4.
Las compañías aéreas trabajan con la IATA DGR, que se basa en estas Instrucciones. Los apartados citados son los de las Instrucciones, no los de la DGR, y remiten a la Parte 5, Capítulo 4 salvo que se diga otra cosa. Antes de expedir, consulte la edición vigente de la DGR y las variaciones de su operador.
Las Instrucciones no imponen formato: vale cualquiera que recoja toda la información exigida (4.1.2.1). Las casillas se citan con el rótulo inglés del impreso IATA, como en la plantilla gratuita de DGAssistant; en la tabla, «Impreso» señala las que no proceden del Capítulo 4.
El impreso, casilla por casilla
| Casilla | Qué lleva | Parte 5, Capítulo 4 |
|---|---|---|
| Shipper, Consignee | Nombre y dirección del expedidor y del destinatario | 4.1.3 |
| Air Waybill No. | Número de la carta de porte aéreo | Impreso; 4.2 |
| Page … of … pages | Numeración correlativa si hay varias páginas | 4.1.2.3 |
| Shipper's Reference Number | Referencia del expedidor; opcional | Impreso |
| Aircraft limitations | Se deja Passenger and Cargo Aircraft o Cargo Aircraft Only y se tacha la otra | 4.1.5.8.1 c) |
| Airport of Departure, Airport of Destination | Aeropuertos de salida y de destino; opcionales | Impreso |
| Shipment type | Se deja Non-Radioactive o Radioactive y se tacha la otra | Impreso; 4.1.5.7 |
| UN or ID No. | Número ONU o ID, precedido de UN o ID | 4.1.4.1 a) |
| Proper Shipping Name | Designación oficial y, si se exige, nombre técnico entre paréntesis | 4.1.4.1 b) |
| Class or Division (subsidiary hazard) | Clase o división, con grupo de compatibilidad en la clase 1; peligro subsidiario entre paréntesis | 4.1.4.1 c), d) |
| Packing Group | Grupo de embalaje, si se ha asignado | 4.1.4.1 e) |
| Quantity and type of packing | Número de bultos, tipo de embalaje y cantidad neta por bulto | 4.1.5.1 |
| Packing Inst. | Instrucción de embalaje aplicada, salvo en material radiactivo | 4.1.5.8.1 a) |
| Authorization | Disposiciones especiales que deben citarse, aprobaciones y exenciones | 4.1.5.8.1 b), 4.3 |
| Additional handling information | Instrucciones de manipulación y contacto de emergencia | 4.1.5.8.1 d) |
| 24-hour emergency contact telephone number | Teléfono de emergencia que exigen algunas variaciones | Adjunto 3 |
| Certificación, Name of Signatory, Date, Signature | Texto fijo; el firmante añade nombre, fecha y firma | 4.1.6 |
En material radiactivo conviene añadir el teléfono del destinatario, para agilizar la entrega (4.1.3). Si se emite carta de porte aéreo, debe indicar que las mercancías peligrosas están descritas en un documento de transporte adjunto y, cuando proceda, que la expedición solo puede viajar en aeronaves de carga (4.2).
Limitaciones de la aeronave: cómo decidir
La respuesta está en la Lista de mercancías peligrosas (tabla 3-1): las columnas 10 y 11 dan la instrucción de embalaje y la cantidad neta máxima por bulto en aeronaves de pasajeros y de carga, y las 12 y 13, lo mismo en aeronaves de carga. Para UN 1090 Acetona, clase 3, grupo de embalaje II:
| Cantidad neta por bulto | Limitación de aeronave | Instr. emb. |
|---|---|---|
| Hasta 1 L, como cantidad limitada (Parte 3, Capítulo 4) | Aeronave de pasajeros y de carga | Y341 |
| Hasta 5 L | Aeronave de pasajeros y de carga | 353 |
| Más de 5 L y hasta 60 L | Exclusivamente en aeronaves de carga | 364 |
| Más de 60 L | Supera el máximo por bulto | Ninguna |
Un bulto dentro de los límites de pasajeros también puede ir en aeronave de carga: se aplica la instrucción de carga con la etiqueta Exclusivamente en aeronaves de carga, o se consigna la de pasajeros sin esa etiqueta (nota de 4.1.5.8.1 c)). Si instrucción y cantidad coinciden en ambos tipos de aeronave, la etiqueta no debería aplicarse.
Aeropuertos y tipo de expedición
El Capítulo 4 no exige los aeropuertos, y el impreso marca las dos casillas como opcionales.
Si se deja Radioactive, no se indica instrucción de embalaje y los datos siguen una secuencia propia (4.1.5.7.1): radionucleido, forma física y química, actividad máxima, categoría del bulto, índice de transporte, dimensiones en II-AMARILLA y III-AMARILLA, datos de las sustancias fisionables, certificados de aprobación, detalle de cada bulto, uso exclusivo y, en determinados materiales, actividad total como múltiplo de A2. El expedidor añade una declaración sobre las medidas que debe adoptar el transportista (4.1.5.7.2).
Naturaleza y cantidad de las mercancías peligrosas
Los cinco elementos de identificación tienen orden fijo y no admiten datos intercalados (4.1.4.2): número ONU o ID, designación oficial de transporte, clase o división, peligro subsidiario entre paréntesis y grupo de embalaje. Así quedarían tres entradas reales de la tabla 3-1 para aeronave de pasajeros y de carga:
| N.º ONU o ID | Designación oficial de transporte | Clase o división (peligro subsidiario) | Grupo de embalaje | Cantidad y tipo de embalaje | Instr. emb. |
|---|---|---|---|---|---|
| UN 1090 | Acetona | 3 | II | 4 cajas de cartón x 5 L | 353 |
| UN 2789 | Ácido acético en solución | 8 (3) | II | 2 cajas de cartón x 1 L | 851 |
| UN 1993 | Líquido inflamable, n.e.p. (contiene heptano y xileno) | 3 | II | 3 cajas de cartón x 2 L | 353 |
Las entradas con asterisco en la columna 1 de la lista exigen el nombre técnico o del grupo químico entre paréntesis tras la designación oficial, como en la última fila; en una mezcla bastan los dos componentes que más contribuyen al peligro, y no sirven los nombres comerciales (Parte 3, Capítulo 1, 1.2.7). Los embalajes vacíos sin limpiar, salvo los de la clase 7, llevan una mención como VACÍO, SIN LIMPIAR; los desechos no radiactivos, esa palabra delante de la designación, y las materias fundidas o estabilizadas, ese calificativo si no lo incluye (4.1.4.3).
La columna de cantidad tiene sus propias reglas (4.1.5.1):
- Regla general: número de bultos, tipo de embalaje y cantidad neta por bulto, para cada designación, número ONU o grupo de embalaje distinto, sin necesidad de detallar los envases interiores.
- Bultos iguales: basta un múltiplo, como en la tabla; las cantidades distintas van por grupos: 4 cajas de cartón x 5 L, 2 cajas de cartón x 2 L.
- Cantidades limitadas con límite en masa bruta (la letra B en la columna 11, como UN 2071 con Y958, 30 kg B): masa bruta de cada bulto en lugar de cantidad neta.
- Clase 1: masa neta de materia explosiva con su unidad, además de la cantidad neta.
- Otros casos: vacíos sin limpiar, solo número y tipo; embalajes de socorro, una estimación; mercancías en maquinaria o aparatos, el total de cada una; juegos de muestras químicas y botiquines de primeros auxilios, la masa neta total.
Varias mercancías en un mismo embalaje exterior
Cuando distintas mercancías peligrosas comparten embalaje exterior (embalaje en común), lo que el impreso IATA expresa como All packed in one, la Parte 4, Capítulo 1 (1.1.8 y 1.1.9) exige que no reaccionen peligrosamente, que cada envase interior cumpla su instrucción, que todas las instrucciones admitan ese embalaje exterior, que el bulto supere los ensayos del grupo más exigente, que la tabla 7-1 no obligue a separarlas y que el valor Q no pase de 1. Q suma, para cada mercancía, su cantidad neta dividida por la máxima por bulto en ese tipo de aeronave, y la declaración lo indica redondeado al primer decimal superior (4.1.5.8.1 f)).
Ejemplo resuelto: una caja de cartón para aeronave de pasajeros y de carga con 2 L de UN 1263 Pintura y 1,25 L de UN 1090 Acetona, ambas del grupo II, con la instrucción 353 y un máximo de 5 L. Q = 2/5 + 1,25/5 = 0,65, y se declara 0,7. Con 3 L y 2,5 L, Q sería 1,1 y el bulto no se admitiría.
Instrucción de embalaje y autorización
La columna de instrucción de embalaje lleva el número realmente aplicado, coherente con la limitación de aeronave. Las instrucciones de cantidades limitadas llevan el prefijo Y, y las baterías de litio de la sección IB de las instrucciones 965 o 968 añaden las letras IB tras el número (4.1.5.8.1 a)).
Cuando se apliquen, la declaración debe citar en la columna de autorización las disposiciones especiales A1, A2, A4, A5, A51, A78, A88, A99, A176, A190, A191, A201, A202, A211, A212, A224 y A225 (4.1.5.8.1 b)). Con la expedición debe ir copia de las aprobaciones de mercancías con A1 o A2, cisternas portátiles, embalajes alternativos, peróxidos orgánicos y materias autorreactivas, y de cualquier exención (4.3).
Manipulación y teléfono de emergencia
La casilla de información adicional sobre la manipulación recoge las instrucciones especiales que haya (4.1.5.8.1 d)). El Capítulo 4 exige además otras menciones tras la descripción, sin asignarlas a una casilla concreta, por ejemplo:
| Caso | Qué debe constar | Apartado |
|---|---|---|
| Sobreembalaje de protección | Que se ha utilizado | 4.1.5.8.1 e) |
| Peróxidos orgánicos, materias autorreactivas | Aprobación o muestra, si procede, y protección del sol y del calor | 4.1.5.4, 4.1.5.8.3 |
| UN 2814, UN 2900, entradas n.e.p. con nombre técnico protegido por ley | Nombre y teléfono de una persona responsable | 4.1.5.5 |
El Capítulo 4 no exige con carácter general el teléfono de 24 horas, pero el adjunto 3 sí: Emiratos Árabes Unidos, Canadá, Francia y Estados Unidos, entre otros, piden un número de emergencia atendido por alguien que conozca las mercancías, y varias compañías aéreas quieren delante las palabras Emergency contact o 24-hour number, preferentemente en la casilla de manipulación. Compruebe la ruta y el operador antes de dejarlo en blanco.
Certificación, firma y ejemplares
La certificación es un texto fijo, igual que la advertencia del impreso: el expedidor declara que la designación oficial describe el contenido de forma completa y exacta y que está clasificado, embalado, marcado, etiquetado y en buenas condiciones para el transporte, y en aéreo se añade «Declaro que se han cumplido todos los requisitos aplicables al transporte aéreo» (4.1.6.1).
El expedidor firma y pone la fecha, y se admite un facsímil donde la ley lo reconozca. Si se acuerda con el operador, los datos pueden transmitirse por medios electrónicos (4.1.1), y la firma puede ser electrónica o sustituirse por el nombre de la persona autorizada en mayúsculas (4.1.6.2). Además de los idiomas que pida el Estado de origen, se debería utilizar el inglés (4.1.6.3).
Al operador se le entregan dos ejemplares (4.1.1.2): uno acompaña a la expedición hasta su destino final y el otro queda en tierra (Parte 7, Capítulo 1, 1.2.2). El expedidor conserva su propia copia y la documentación adicional al menos tres meses (4.4).
Cuándo no se utiliza esta declaración
Tres casos pueden prescindir de este impreso:
- Cantidades exceptuadas (Parte 3, Capítulo 5): el documento que las acompañe, como una carta de porte aéreo, las menciona e indica el número de bultos.
- Baterías de litio de la sección II de las instrucciones 966, 967, 969 y 970: la carta de porte aéreo, si se utiliza, lleva la indicación que pide cada instrucción.
- UN 1845 Hielo seco con la instrucción 954: admite documentación alternativa escrita con el número ONU, la designación, el número de bultos y la cantidad neta de cada uno.
Las cantidades limitadas, en cambio, sí necesitan la declaración (Parte 3, Capítulo 4, 4.7).
Errores frecuentes
Antes de aceptar, el operador revisa con una lista de comprobaciones el documento, la cantidad por bulto y que las marcas y etiquetas coincidan con lo declarado (Parte 7, Capítulo 1, 1.3). Conviene repasar antes estos puntos:
- Alterar el orden de la descripción o intercalar otros datos.
- Omitir el nombre técnico en una entrada con asterisco o utilizar un nombre comercial.
- Dejar Aeronave de pasajeros y de carga con más cantidad que la de la columna 11, o con una instrucción o una etiqueta que no concuerdan.
- Indicar masa bruta donde se pide cantidad neta, u omitir el valor Q o redondearlo a la baja.
- No revisar las variaciones sobre teléfono, idioma o formato: Canadá, por ejemplo, exige líneas rojas en los márgenes laterales, y Venezuela, español e inglés.
- Entregar un solo ejemplar, o no conservar copia durante los tres meses exigidos.
Un punto o una coma de menos en la designación oficial no es un error si no compromete la seguridad (Parte 7, Capítulo 1, nota a 1.3.2).
Cómo lo resuelve DGAssistant
DGAssistant emite la declaración del expedidor IATA con los datos de la expedición, de modo que la mayoría de las casillas salen de lo ya definido.
- Participantes y productos: se definen una vez y después se seleccionan. Una expedición aérea con un tramo por carretera sale con la declaración multimodal.
- Datos IATA: el asistente recoge la carta de porte aéreo y los aeropuertos, si los conoce, con el nombre del declarante y la fecha como obligatorios.
- Instrucción de embalaje y límites: la aplicación elige la instrucción de cada entrada, primero la de aeronave de pasajeros y de carga y, si la cantidad neta por bulto la supera, la de exclusivamente en aeronaves de carga, y comprueba los límites.
- Embalaje en común: calcula el valor Q, rechaza el bulto si supera 1 e imprime el valor en la declaración.
- Casos particulares: sobreembalajes con el contenido de cada uno, clase 1 con su grupo de compatibilidad y masa neta de materia explosiva, y baterías de litio con las instrucciones 965 a 970, con la mención para la carta de porte aéreo en la sección II. La columna de autorizaciones recoge las que usted indique y las que añade la aplicación.
- Emisión: la declaración se obtiene desde la lista de expediciones o al cerrar el asistente, con la lista de comprobaciones y el marcado de los bultos. Mostrar Bandas Rojas imprime las bandas rojas del borde cuando su compañía las exige en papel blanco.
La aplicación le avisa además si el documento es incorrecto y le indica cómo resolverlo. Para ver el proceso, consulte el vídeo tutorial y la sección IATA del manual. Si prefiere rellenarla por su cuenta, la plantilla gratuita en Word es la misma declaración, para completar a mano o en el ordenador.